Офис-менеджер, секретарь-делопроизводитель

Имя

Елена

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Проживание

Конаково

Заработная плата

По договоренности

График работы

Полный рабочий день / Сменный график

Образование

Высшее

Опыт работы

8 лет

Гражданство

Россия

Пол

Женский

Возраст

51 год   (24 марта 1973)

Опыт работы

Период работы

ноябрь 2018 — март 2021   (2 года 5 месяцев)

Должность

Делопроизводитель

Компания

Филиал Главного Управления Дипломатического корпуса при Министерстве иностранных дел РФ Комплекс отдыха "Завидово"

Обязанности

• Ведение исходящей, входящей переписки с ГлавУпДК при МИД России посредством программы СЭД, Lotus Notes;

• Контроль за сроками исполнения документов;

• Ведение организационно-распорядительной документации филиала;

• Составление табелей учета рабочего времени;

• Работа в 1С предприятие (занесение в программу договоров, ведение базы договоров);

• Исходящая, входящая корреспонденция филиала;

• Курирование работы водителей (доставка документации из филиала в ГлавУпДК и обратно в филиал);

• Взаимодействие с отделом закупок на стадии от формирования документации на закупку до размещения закупки на товары (услуги) на сайте ГлавУпДК;

• контроль согласования закупки ГлавУпДК;

• ведение реестра закупок до и свыше 500 тыс.руб.;

• составление писем, служебных записок и т.д.;

• замещение секретаря в ее отсутствие (отпуск, больничный), формирование писем на отправку посредством Почты России (работа в почтовой программе);

• выполнение поручений руководства филиала.

Достижения: приобрела опыт оформления документации на закупки товаров, услуг, освоила программы 1С, СЭД.

Период работы

август 2016 — декабрь 2017   (1 год 5 месяцев)

Должность

Секретарь-переводчик

Компания

ООО "Дмитрогорский молочный завод"

Обязанности

• Работа с документацией: внутренний и внешний документооборот;

• Прием и распределение телефонных звонков;

• Письменный перевод документов с/на английский язык;

• Работа в качестве переводчика с итальянскими специалистами (временный проект);

• Бронирование отелей, организация трансфера;

• Участие в переговорах, составление протоколов заседаний;

• Выполнение распоряжений руководителя.

Достижения: приобрела опыт технического переводчика в области молочного производства.

Период работы

февраль 2016 — август 2016   (7 месяцев)

Должность

Секретарь

Компания

ООО "Колорнил"

Обязанности

• посещение Почты России (отправка, получение корреспонденции);

• сканирование, печать, редактирование документов, составление деловых писем, приказов;

• переписка с иностранными партнерами на предмет заключения договоров;

• перевод технических текстов с/на английский язык (договора, инструкции, технические спецификации, коммерческие предложения и т.д.);

• заказ оборудования, техническое оснащение предприятия: поиск поставщиков, заключение договоров, полное сопровождение поставки товаров (услуг);

• заказ, выдача канцтоваров, расходных материалов, воды для предприятия;

• выполнение поручений учредителя компании: покупка авиа, ж/д билетов, бронирование отелей, составление плана командировок и т.д.;

• заказ курьерской службы, отправка посылок, документов, отслеживание грузов;

• заведение визитных карточек;

• занесение данных по образцам в программу "Штрих-коды";

• телефонные звонки, переадресация звонков;

• подготовка информации по проведению семинаров, оформление заявок на участие в семинарах.

Достижения: приобрела опыт менеджера по снабжению.

Период работы

май 2012 — август 2015   (3 года 4 месяца)

Должность

Референт генерального директора

Компания

ООО "Компания Нафта-Хим"

Обязанности

• прием телефонных звонков, консультирование, переадресация на другие отделы;

• работа с электронной почтой: прием, сортировка сообщений, пересылка ответственным лицам;

• печать, редактирование и составление документов, корректировка текстов;

• передача входящих и исходящих документов генеральному директору, директору по производству, другим отделам компании;

• курирование работы водителей, курьера по поступающим заявкам сотрудников;

• ведение делопроизводства, журнала входящей, исходящей корреспонденции;

• взаимодействие с курьерскими службами;

• сканирование, форматирование документов для отделов компании, ксерокопирование, прием и отправка факсов;

• в отсутствии переводчика выполнение работы по переводу текстов с/на английский язык, ведение переписки по электронной почте с иностранными поставщиками оборудования;

• формирование ежемесячного бюджета расходов отдела секретариата;

• оформление приглашений, виз, бронирование отелей, заказ авиа, ж/д билетов, заказ питания для иностранных специалистов (при посещении компании).

Достижения: создала в компании систему ведения документооборота в электронном виде, нашла наиболее выгодный и экономичный для компании вариант поставщика в сфере курьерских отправлений.

Период работы

январь 2012 — май 2012   (5 месяцев)

Должность

Административный ассистент

Компания

ООО Дистрибьюторский центр "ИКЕА" Есипово

Обязанности

• работа с корреспонденцией, курьерскими службами;

• ведение телефонных переговоров на русском и английском языках;

• бронирование переговорных комнат для проведения совещаний;

• заказ такси;

• работа с поставщиками;

• работа в качестве менеджера по закупкам;

• контроль счетов, выставление на оплату;

• осуществление письменных переводов с/на английский язык;

• контроль, хранение, выдача униформы.

Приобрела опыт в области закупок, частично овладела бухгалтерскими навыками, освоила новые программы (I-Shop, Basware).

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2011 год

Учебное заведение

Московский Государственный Университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)

Специальность

Экономист, диплом с отличием

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Разговорный)

Командировки

Не готова к командировкам

Курсы и тренинги

1990-1992г.г. СПТУ № 96 г.Москва, диплом секретаря-машинистки со знанием русской и латинской машинописи.

1987-1989г.г. Свидетельство о прохождении курсов английского языка при Доме Офицеров г.Москва, уровень владения - Upper Intermediate.

Навыки и умения

Профессиональные навыки:

- уверенный пользователь ПК, 1С, СЭД, электронная почта;

- владение оргтехникой: сканер, принтер, ксерокс,

- опыт работы с конфиденциальной информацией;

- знание делового этикета;

- умение работать с большим объемом информации, а также в режиме многозадачности;

- грамотная устная и письменная речь,

- опыт составление отчетной документации;

- уровень владения английским языком - Upper Intermediate, письменный, устный, способность общаться с зарубежными партнерами.

- владею "слепым" методом печати (русская, латинская машинопись), высокая скорость печати .

Обо мне

Личные качества:

Доброжелательна, ответственна, пунктуальна, нацелена на результат, легкообучаема.

В свободное время занимаюсь репетиторством по английскому языку.